Bij een reorganisatie ben je als werkgever niet altijd vrij om zelf te bepalen wie je ontslaat. Daarvoor moet je het afspiegelingsbeginsel toepassen. Aan de hand van 6 stappen leg ik uit, hoe je de juiste ontslagvolgorde vaststelt.

Wat is het afspiegelingsbeginsel?

Nadat je hebt aangetoond dat er om bedrijfseconomische reden ontslagen moeten vallen, moet je bepalen welke werknemers boventallig worden.  Hierbij geldt op basis van het afspiegelingsbeginsel een wettelijk voorgeschreven ontslagvolgorde. Door aan vaste werknemers meer rechten toe te kennen dan aan flexibele werknemers, moet de leeftijdsopbouw binnen de organisatie gelijk blijven.

1. Stel vast of er meerdere bedrijfsvestigingen zijn

Afspiegeling vindt plaats per onderneming of per bedrijfsvestiging. Ga daarom na of er binnen jouw onderneming bedrijfsvestigingen zijn. Daarvan is – kort gezegd – sprake als er een onderdeel binnen jouw onderneming:

  • door buitenstaanders als een zelfstandige eenheid kan worden herkend. Bijvoorbeeld, omdat dit onderdeel een eigen website of bedrijfslocatie heeft;
  • én intern een eigen bedrijfsvoering heeft. Bijvoorbeeld doordat er een aparte jaarrekening wordt opgesteld.

2. Stel de uitwisselbare functies vast

Maak een overzicht van alle (interne en externe) medewerkers in de organisatie of per bedrijfsvestiging. Deel dit overzicht vervolgens in naar verschillende categorieën uitwisselbare functies.

Een functie is uitwisselbaar met een andere functie als die vergelijkbaar is voor wat betreft:

  • de functie-inhoud, en;
  • de vereiste kennis, vaardigheden en competenties, en;
  • de aard (tijdelijk of vast), en;
  • qua niveau en beloning gelijkwaardig zijn.

Houd er bij de vaststelling van de onderling uitwisselbare functies rekening mee dat het echt gaat om de uitwisselbaarheid van de  functie. En dus niet om de persoon die de functie uitvoert. Je maakt hier dus een objectieve belangenafweging, waarbij in principe niet op kwaliteit geselecteerd mag worden.

3. Ga na of er een uitzondering geldt

In de volgende gevallen hoef je het afspiegelingsbeginsel niet toe te passen:

  • Als sprake is van een unieke functie. Dat is een functie die maar door 1 persoon wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld de boekhouder;
  • Als een categorie uitwisselbare functies geheel komt te vervallen, of;
  • Als jouw onderneming of de bedrijfsvestiging gaat sluiten.

Let op. Tenzij jouw bedrijf(svestiging) wordt gesloten, moet je nog wel kijken of je de werknemers kunt (her)plaatsen in een andere passende functie.

4. Deel medewerkers in verschillende groepen.

Geef per medewerker aan bij welke groep hij hoort:

  • Groep 1: externe medewerkers, zoals: gedetacheerden, uitzendkrachten en zzp’ers.
  • Groep 2:  AOW-gerechtigde werknemers;
  • Groep 3: de oproepkrachten.
  • Groep 4: de werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat eindigt uiterlijk 26 weken na de datum waarop UWV op de ontslagaanvraag beslist.
  • Groep 5: de werknemers met een vast arbeidscontract en de werknemer met een tijdelijk contract die langer loopt dan 26 weken na de dag dat de UWV op de ontslagaanvraag beslist.

5. Stel nu de volgorde vast

Rangorde

Tussen de eerder genoemde groepen medewerkers bestaat een rangorde. Je moet allereerst de externe arbeidsrelaties beëindigen met de medewerkers uit groep 1.

Afspiegeling

Moeten er daarna meer mensen worden ontslagen? Dan pas je het afspiegelingsbeginsel toe. Hierbij worden de werknemers uit de groepen 2 tot en met 5 ingedeeld in 5 leeftijdscategorieën. Binnen elke leeftijdsgroep komt de werknemer met het kortste dienstverband als eerste voor ontslag in aanmerking. Doel hiervan is dat de leeftijdsopbouw voor en na het ontslag zoveel mogelijk gelijk blijft.

Peildatum

Het moment waarop de werknemers in de verschillende groepen moeten worden ingedeeld, wordt bepaald aan de hand van de peildatum. Als hoofdregel geldt dat voor deze datum wordt gekeken naar de datum waarop de ontslagaanvraag wordt ingediend. Dit kan ook een eerder moment zijn, maar op zijn vroegst de datum van de aanwijzing van de boventalligheid.

Tip. Er zijn bijzondere situaties denkbaar waarbij van het afspiegelingsbeginsel kan worden afgeweken. Bijvoorbeeld als de werknemer (aantoonbaar) onmisbaar is.

6. Ga na of er ontslagverboden zijn

Voor sommige werknemers geldt een ontslagverbod. Bijvoorbeeld voor werknemers die (korter dan 2 jaar) ziek zijn of de werknemer die zwanger is of de werknemer die lid is van de OR of personeelsvertegenwoordiging.

Komt een werknemer waarvoor een ontslagverbod geldt volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking? Dan moet je deze werknemer in principe overslaan, en de volgende werknemer aanwijzen.

Let op. Heeft een OR-lid ten minste 26 weken gewerkt op een arbeidsplaats die vervalt? Dan hoef je deze werknemer bij bedrijfseconomisch ontslag tóch niet over te slaan.

Uitzondering op ontslagverbod?

In sommige situaties gelden de opzegverboden niet. Zo geldt het opzegverbod tijdens ziekte niet als sprake is van volledige bedrijfssluiting of  wanneer verwacht wordt dat het opzegverbod binnen vier weken na de dag van toestemming van het UWV niet meer geldt. Verwacht je dus bijvoorbeeld dat een zieke werknemer binnen deze termijn herstelt? Dan kun je deze werknemer toch meenemen in de ontslagaanvraag.

Meer weten over de (on)mogelijkheden voor ontslag van een zieke werknemer? Lees dan mijn artikel over ontslag van de zieke werknemer.

Derde stap bij reorganisatie

Het vaststellen van de juiste ontslagvolgorde is een belangrijke stap om te komen tot een succesvol eindresultaat. Benieuwd welke stappen je nog meer moet zetten? In mijn stappenplan reorganisatie laat ik overzichtelijk zien wat je nog meer moet doen.

Hulp nodig bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel?

Of heb je andere vragen over het reorganisatieproces? Neem dan gerust contact met me op. Ik help je graag verder.