Verkeert jouw bedrijf in slecht weer? Of verandert jouw branche? Dan is een reorganisatie soms onvermijdelijk. Hoe vervelend ook, dat betekent vaak dat er mensen moeten worden ontslagen. Hier komt veel bij kijken. Want werkgevers krijgen met veel – soms complexe – regels te maken.

Wie deze regels kent en goed toepast, komt snel(ler) tot de gewenste nieuwe organisatie. Met deze praktische leidraad maak ik daarom niet alleen inzichtelijk welke stappen je moet zetten. Ik vertel je ook hoe je dat doet.

FASE 1: voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt zeker ook voor een succesvolle reorganisatie.  In de eerste fase van het reorganisatieproces zet je een aantal stappen die cruciaal zijn om snel tot het gewenste eindresultaat te komen.

Stap 1: stel een reorganisatieplan op

De allereerste stap is het opstellen van een reorganisatieplan. In dit plan maak je duidelijk waarom de voorgenomen herstructurering onvermijdelijk is. En licht je toe hoe de nieuwe organisatie eruit komt te zien.

Lees het artikel over het reorganisatieplan om te leren hoe je dat doet.

Stap 2: Maak een afvloeiingsregeling

Vervolgens moet er een afvloeiings- of ontslagregeling worden opgesteld. Daarin worden alle voorwaarden en voorzieningen voor het vertrekkende personeel vastgelegd.

Meer weten? In het artikel over de afvloeiingsregeling vertel ik hier meer over.

Stap 3: Formuleer de grondslag van het reorganisatiebesluit

Voor bedrijfseconomisch ontslag heb je een ontslagvergunning van het UWV nodig. Het UWV verleent deze vergunning alleen als het besluit om te reorganiseren voldoet aan de UWV-uitvoeringsregels. Houd er bij de voorbereiding van het besluit daarom rekening mee dat je aan alle 3 de voorwaarden voldoet:

  1. er is sprake van een bedrijfseconomische redenen;
  2. De juiste ontslagvolgorde is toegepast;
  3. Er zijn geen mogelijkheden om de werknemer – al dan niet met scholing – te herplaatsen binnen de onderneming.

Stap 4. Stel een voorlopige ontslaglijst op en neem een voorgenomen besluit

Zodra duidelijk is hoe de nieuwe organisatie eruit gaat zien, kan er een voorlopige ontslaglijst worden opgesteld. Aan deze lijst worden nog geen (namen van) werknemers gekoppeld. Het gaat in deze fase meer in algemene zin om de vaststelling van het aantal fte’s, arbeidsplaatsen en functies dat komt te vervallen. Dit kan worden toegevoegd in het reorganisatieplan.

Is er een Ondernemingsraad (OR) aangesteld? Dan moet voordat een definitief besluit wordt genomen eerst advies worden gevraagd aan de OR (zie stap 5). Totdat dit advies er is, wordt gesproken van een voorgenomen besluit. Het voorgenomen reorganisatiebesluit moet duidelijkheid geven over de redenen van de reorganisatie, de gevolgen voor de werknemers en hoe die gevolgen moeten worden opgevangen.

FASE 2: overleg (en melding)

Na de voorbereiding kun je in de meeste gevallen nog niet meteen beginnen met de uitvoering van de reorganisatie. Het kan zijn dat er eerst moet worden overlegd met de ondernemingsraad (OR), de personeelsvertegenwoordiging en/of de vakbonden. Ga na of je (en zo ja, welke) stappen je moet zetten in de tweede fase van het reorganisatieproces.

Stap 5: vraag advies aan de OR, PVT of PV

Of je een adviesaanvraag moet doen hangt af van de grootte van jouw organisatie:

Stap 6: stel vast of er sprake is van een collectief ontslag

Voor collectieve ontslagen gelden op grond van de Wet Melding Collectief Ontslag (WMCO) aanvullende regels. Je moet dan de vakbonden raadplegen en een melding doen bij het UWV.

In het artikel over de regels bij collectief ontslag, vertel ik je wat je moet weten.

FASE 3: uitvoering

Is het reorganisatiebesluit voldoende voorbereid en is daarover overleg – indien nodig –  gevoerd met de OR? Dan kan de definitieve ontslaglijst worden vastgesteld en kan het besluit tot reorganisatie worden genomen. Vervolgens kunnen de volgende stappen worden ondernomen:

Stap 7: dien een voorlopige ontslagaanvraag in

Voldoe je (aantoonbaar) aan de voorwaarden voor ontslag van de werknemer(s) (zie stap 3)? Dan kun je het ontslag bij het UWV aanvragen.

Meestal verdient het de voorkeur om te onderzoeken of je er met de betreffende werknemers onderling uit kunt komen. In dat geval is het wel zeer verstandig om bij het UWV eerst een voorlopige aanvraag in te dienen. Zo voorkom je dat werknemers zich snel ziek melden om ontslag te voorkomen.

Stap 8: plan plenaire en individuele bijeenkomsten.

Voor het slagen van een reorganisatie is een goede communicatie erg belangrijk. Begrijpelijkerwijs is het een emotioneel beladen aangelegenheid. Zorg er daarom voor dat de noodzaak, het doel, de te treffen maatregelen (en de gevolgen daarvan) goed en duidelijk worden overgebracht. Dat doe je door eerst een plenaire en daarna een individuele bijeenkomst in te plannen.

Benieuwd hoe je dit nu goed aanpakt? Lees mijn 5 tips voor het aanzeggen van ontslag bij een reorganisatie.

Stap 9: dien de UWV-formulieren B en C in

Voor de boventallige werknemers waarmee geen beëindigingsovereenkomst wordt gesloten, moet de ontslagprocedure worden voortgezet. Dat doe je door de aanvraagformulieren B en C (tegelijkertijd) aan te leveren. In mijn artikel over de ontslagaanvraag bij het UWV ontdek je hoe je dat aanpakt.

Stap 10: zeg de arbeidscontracten op

Heb je toestemming van het UWV? Zorg er dan voor dat je het arbeidscontract binnen 4 weken na de beslissing van het UWV opzegt. Opzeggen doe je schriftelijk en tegen contractuele of wettelijke opzegtermijn. de behandelingsduur van het UWV  mag je hierop in mindering brengen, mits er dan nog een opzegtermijn van 4 weken geldt.

Let op. Wil je nieuw personeel aannemen voor dezelfde of een vergelijkbare functie? Dan moet je rekening houden met de wederindiensttredingsvoorwaarde.

Heb je nog vragen over jouw reorganisatie?

Neem dan gerust contact met me op. Ik help je graag verder.