Bij een reorganisatie krijg je te maken met de termen ‘uitwisselbare functies’ en ‘passende functies’. Beide begrippen zijn van belang voor de vraag of een werknemer al dan niet voor ontslag in aanmerking komt. Ten onrechte worden deze begrippen in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Hoe zit dat?

Verschil tussen uitwisselbare en passende functies

Een uitwisselbare functie is een functie binnen de organisatie die gelijkwaardig is aan de functie die komt te vervallen. Uitwisselbare functies moeten worden vastgesteld om te kunnen beoordelen welke  werknemers binnen de reorganisatie boventallig worden. Deze selectie gebeurt op basis van het afspiegelingsbeginsel.

Is eenmaal vastgesteld welke werknemers boventallig zijn? Dan komen ze pas voor ontslag in aanmerking als ze niet in een passende functie kunnen worden herplaatst. Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en competenties van de werknemer en waarvoor de werknemer geschikt is.

Bij het vaststellen van de uitwisselbaarheid van functies wordt alleen gekeken naar de (objectieve) functiebeschrijvingen. Er bestaat dus geen ruimte om de prestaties en de ervaring van de individuele werknemer daarbij te betrekken. Daarmee verschilt de term ‘uitwisselbare functie’ van het ruimere begrip ‘passende functie’. Bij de beoordeling of er sprake is van een passende  functie, wordt namelijk juist wel gekeken naar de individuele mogelijkheden van de betreffende werknemer.

Met uitwisselbare functies stel je de boventalligheid vast

Van een uitwisselbare functie is sprake als er meerdere werknemers een functie uitoefenen die vergelijkbaar zijn voor wat betreft de functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie. En gelijkwaardig voor wat betreft het functieniveau en de beloning.

Bij de indeling van uitwisselbare functies kan worden gekeken naar de functiebeschrijvingen, het beloningsniveau en de verwachtingen die je van de werknemer mag hebben. Ook de omstandigheden waaronder een functie moet worden uitgeoefend zijn daarbij van belang.

Let op. Bij het vaststellen van de categorieën uitwisselbare functies gaat het echt om de objectieve functie-inhoud en dus niet om het functioneren en de ervaring van de individuele werknemer.

Een unieke functie is niet uitwisselbaar

Wordt een functie slechts door één persoon uitgevoerd? Dan is er sprake van een unieke functie. Deze functie is dan niet uitwisselbaar, waardoor er niet afgespiegeld hoeft te worden. Het moet dan wel gaan om een functie die qua taken, bevoegdheden en/of verantwoordelijkheden afwijkt.

Aandachtspunten:

  • Het verschil in salaris(schaal) is een sterke aanwijzing dat er sprake is van een andere functie en dus van de eventuele afwezigheid van uitwisselbaarheid.
  • Vergt een functie bijzondere persoonskenmerken of competenties? Dan is een functie eerder niet-uitwisselbaar.

Hoe laat je zien of een functie al dan niet uitwisselbaar is?

Je moet inzicht geven in hoe de functies binnen jouw organisatie zijn opgebouwd en wat de onderlinge relaties zijn. Voor de beoordeling of functies al dan niet uitwisselbaar zijn, wordt gekeken naar de functieomschrijvingen, maar ook hoe de functie in de praktijk in het algemeen wordt uitgevoerd.

Zorg bij een voorgenomen reorganisatie daarom voor dat deze beschrijvingen actueel zijn. Geef daarbij niet alleen een toelichting op de functie-inhoud, maar ook op de andere criteria, zoals vereiste kennis, vaardigheden en competenties.

Boventallige werknemers herplaats je in een passende functie

Binnen het reorganisatieproces komt het begrip ‘passende functie’ pas aan de orde nadat werknemers volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag zijn geselecteerd. Is er (binnen redelijke termijn) voor deze boventallige werknemer een functie beschikbaar die aansluit bij zijn opleiding, ervaring en bekwaamheid? Dan heb je een herplaatsingsplicht.

Wat is een passende functie?

Een passende functie is een functie die past bij de persoonlijke mogelijkheden van de werknemer. Deze mogelijkheden hangen af van de opleiding, ervaring en capaciteiten van de betreffende werknemer.

Om te beoordelen of er sprake is van een passende functie moet je kijken naar de vacatures die binnen redelijke termijn (dat is de opzegtermijn voor de boventallige werknemer) beschikbaar zijn en naar de passende functies van eventuele plaatsmakers. Plaatsmakers zijn:

  • oproepkrachten;
  • ingeleend personeel (exclusief payrollwerknemers);
  • AOW’ers;
  • werknemers met een arbeidscontract voor bepaalde tijd die binnen redelijke termijn eindigt, en;
  • zelfstandigen.

Bij de beoordeling of er een passende functie beschikbaar is, heb je meer beoordelingsvrijheid dan bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Zo mag je zelf bepalen welke boventallige werknemer het meest geschikt is voor de passende functie. Het is daarbij wel belangrijk dat je de regels van gelijke behandeling in acht neemt én willekeur voorkomt.

Hoe stel je de passende functies vast?

Van jou als werkgever wordt een actieve rol verwacht. Kijk daarom of herplaatsing mogelijk is door passende vacatures en herplaatsingsmogelijkheden met de boventallige werknemer te bespreken. Onderzoek daarbij ook of een functie passend kan worden gemaakt door her- of bijscholing. Het gaat hierbij om een kortdurende opleiding of cursus, waardoor de een functie binnen redelijke termijn alsnog passend wordt. Uiteraard moet er dan ook zicht zijn op een vacature of op een arbeidsplaats van een plaatsmaker.

Bij grote organisaties moet concernbreed worden gekeken naar de beschikbaarheid van passend werk. Dat kan het lastig maken om grip te blijven houden op de herplaatsingsmogelijkheden. Het is daarom sterk aan te bevelen om schriftelijke afspraken te maken wanneer een functie passend is, en om bijvoorbeeld te werken met een belangstellingsregistratieformulier waarin de werknemer zelf al zijn belangstelling in kaart brengt. Ook de maximale reisafstand en het maximale salarisverschil kunnen hier bijvoorbeeld onderdeel van uitmaken.

Ontdek hoe je een reorganisatie slim aanpakt

In mijn stappenplan reorganisatie licht ik stapsgewijs toe hoe je een succesvolle reorganisatie aanpakt. Liever direct contact of heb je een andere vraag? Neem dan gerust contact me op.