Ga je reorganiseren? Dan krijg je te maken met de termen ‘uitwisselbare functies’ en ‘passende functies’. Beide begrippen zijn van belang voor de vraag of een werknemer al dan niet voor ontslag in aanmerking komt. Ten onrechte worden deze begrippen in de praktijk vaak door elkaar gehaald. Hoe zit dat?

Afspiegelen

Komen er binnen een functie arbeidsplaatsen te vervallen? Dan bepaalt de rangorde van medewerkers en het afspiegelingsbeginsel wie er boventallig wordt. Eerst moet je afscheid nemen van externe medewerkers (zoals zzp’ers en uitzendkrachten), pas daarna komen eigen werknemers aan bod. Per leeftijdsgroep komt de werknemer die het kortst in dienst is, als eerste voor ontslag in aanmerking.

Tip. Voor een goede toepassing van de rangorde en het afspiegelingsbeginsel moet je een aantal stappen doorlopen. In mijn whitepaper over reorganisatie licht ik deze stappen overzichtelijk toe.

Uitwisselbare functies

Afspiegelen is alleen aan de orde als er arbeidsplaatsen komen te vervallen binnen dezelfde uitwisselbare functie. Van een uitwisselbare functie is sprake als er meerdere werknemers een functie uitoefenen die wat betreft de functie-inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties en de tijdelijke of structurele aard van de functie vergelijkbaar zijn. En naar functieniveau en beloning gelijkwaardig.

Bij de indeling van uitwisselbare functies kan worden gekeken naar de functiebeschrijvingen, het beloningsniveau en de verwachtingen die je van de werknemer mag hebben. Ook de omstandigheden waaronder een functie moet worden uitgeoefend zijn daarbij van belang.

Let op. Bij het vaststellen van de categorieën uitwisselbare functies gaat het echt om de objectieve functie-inhoud en dus niet om het functioneren en de ervaring van de individuele werknemer.

Unieke functie?

Wordt een functie maar door één persoon uitgevoerd? Dan is er sprake van een unieke functie en hoeft er niet te worden afgespiegeld. Het moet dan wel gaan om een functie die qua taken, bevoegdheden en/of verantwoordelijkheden afwijkt.

Aandachtspunten:

  • Het verschil in salaris(schaal) is een sterke aanwijzing dat er sprake is van een andere functie en dus van de eventuele afwezigheid van uitwisselbaarheid.
  • Vergt een functie bijzondere persoonskenmerken of competenties? Dan is een functie eerder niet-uitwisselbaar.

Onderbouw de boventalligheid

Je moet inzicht geven in hoe de functies binnen jouw organisatie zijn opgebouwd en wat de onderlinge relaties zijn. Voor de beoordeling of functies al dan niet uitwisselbaar zijn, wordt gekeken naar de functieomschrijvingen, maar ook hoe de functie in de praktijk in het algemeen wordt uitgevoerd. Zorg bij een voorgenomen reorganisatie daarom voor dat deze beschrijvingen actueel zijn. Geef daarbij niet alleen een toelichting op de functie-inhoud, maar ook op de andere criteria, zoals vereiste kennis, vaardigheden en competenties.

Verschil met passende functies

Bij het vaststellen van boventalligheid, wordt alleen gekeken naar de uitwisselbaarheid van functies. Er bestaat dus geen ruimte om de prestaties en de ervaring van de individuele werknemer daarbij te betrekken. Daarmee verschilt de term ‘uitwisselbare functie’ van het ruimere begrip ‘passende functie’. Bij de beoordeling of er sprake is van een passende  functie, wordt namelijk juist wel gekeken naar de individuele mogelijkheden van de betreffende werknemer.

Herplaatsing

Binnen het reorganisatieproces komt het begrip ‘passende functie’ pas aan de orde nadat werknemers volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag zijn geselecteerd. Is er (binnen redelijke termijn) voor deze boventallige werknemer een functie beschikbaar die aansluit bij zijn opleiding, ervaring en bekwaamheid? Dan heb je een herplaatsingsplicht.

Om te beoordelen of er sprake is van een passende functie moet je kijken naar de vacatures die binnen redelijke termijn (dat is de opzegtermijn voor de boventallige werknemer) beschikbaar zijn en naar de passende functies van eventuele plaatsmakers. Dat zijn:

  • oproepkrachten;
  • ingeleend personeel (exclusief payrollwerknemers);
  • AOW’ers;
  • werknemers met een arbeidscontract voor bepaalde tijd die binnen redelijke termijn eindigt, en;
  • zelfstandigen.

Passend werk

Bij de beoordeling of er een passende functie beschikbaar is, heb je meer beoordelingsvrijheid dan bij de toepassing van het afspiegelingsbeginsel. Zo mag je zelf bepalen welke boventallige werknemer het meest geschikt is voor de passende functie. Neem daarbij wel de regels van gelijke behandeling in acht en voorkom willekeur. Het is daarom verstandig om een sollicitatieprocedure op te zetten waarbij objectieve maatstaven worden gehanteerd.

Van jou als werkgever wordt een actieve rol verwacht. Kijk daarom of herplaatsing mogelijk is door passende vacatures en herplaatsingsmogelijkheden met de boventallige werknemer te bespreken. Onderzoek daarbij ook of een functie passend kan worden gemaakt door her- of bijscholing. Het gaat hierbij om een kortdurende opleiding of cursus, waardoor de een functie binnen redelijke termijn alsnog passend wordt. Uiteraard moet er dan ook zicht zijn op een vacature of op een arbeidsplaats van een plaatsmaker.

Bij grote organisaties moet concernbreed worden gekeken naar de beschikbaarheid van passend werk. Dat kan het lastig maken om grip te blijven houden op de herplaatsingsmogelijkheden. Het is daarom sterk aan te bevelen om schriftelijke afspraken te maken wanneer een functie passend is, en om bijvoorbeeld te werken met een belangstellingsregistratieformulier waarin de werknemer zelf al zijn belangstelling in kaart brengt. Ook de maximale reisafstand en het maximale salarisverschil kunnen hier bijvoorbeeld onderdeel van uitmaken.

In mijn whitepaper over reorganisatie licht ik verder toe hoe je de (her)plaatsingsmogelijkheden verder in kaart brengt.