Ga je reorganiseren en komen er daarom arbeidsplaatsen te vervallen? Dan moet je eerst onderzoeken of je de boventallige werknemers kunt herplaatsen. In dit artikel leg ik uit hoe je aan de herplaatsingsplicht kunt voldoen.

Wat betekent boventallig?

Een werknemer wordt boventallig als hij een functie uitoefent die door de reorganisatie vervalt, of een arbeidsplaats bekleedt die door de reorganisatie overtollig wordt. Wie er boventallig wordt bepaal je niet zelf. Deze selectie wordt gemaakt op basis van een wettelijk voorgeschreven ontslagvolgorde. Hierbij moet je rekening houden met de rangorderegeling en het afspiegelingsbeginsel. In mijn whitepaper leg ik stap voor stap uit hoe je dat doet.

Heb je eenmaal vastgesteld welke werknemers boventallig zijn?  Dan mag je deze nog niet meteen ontslaan. Als werkgever heb je namelijk een herplaatsingsplicht.

Wat houdt de herplaatsingsplicht in?

Voordat het UWV je toestemming geeft om een werknemer te ontslaan, moet je onderzoeken of de werknemer binnen je organisatie een andere passende functie kan verrichten. Hoewel het herplaatsen van de boventallige werknemer ‘slechts’ een inspanningsverplichting is, moet je als werkgever wel echt een actieve houding aannemen. Belangrijk is daarbij dat je de verantwoordelijkheid voor het herplaatsen niet bij de betreffende werknemer neerlegt.

Tip. Zorg ervoor dat je kunt laten zien wat je hebt gedaan om de werknemer te herplaatsen. Plan bijvoorbeeld gesprekken in om de verschillende mogelijkheden te bespreken in plaats van (alleen) een lijst met beschikbare functies rond te sturen.

Herplaatsen in 3 stappen

Doorloop de volgende 3 stappen om te onderzoeken of de werknemer voor herplaatsing in aanmerking komt.

  1. Stel vast of er een passende functie aanwezig  is binnen jouw organisatie of binnen het concern;
  2. Zo niet, kijk dan of er door middel van scholing een functie passend kan worden gemaakt;
  3. Ga na of de passende functie binnen redelijke termijn beschikbaar komt.

1. Passende functie

Onderzoek actief of er een passende functie beschikbaar is voor de boventallige werknemer. Een functie is passend als deze aansluit bij de opleiding, de ervaring en de capaciteiten van de betreffende werknemer. Daarbij wordt vaak gekeken naar het huidige functieniveau, maar dat is niet beslissend. Het gaat erom welke functies de werknemer aan kan gelet op zijn persoonlijke omstandigheden.

Maakt jouw bedrijf onderdeel uit van een concern? Dan worden er aanvullende inspanningen verwacht. Je moet dan ook onderzoeken of er herplaatsingsmogelijkheden zijn bij een andere onderneming die deel uitmaakt van het concern. Volgens het UWV ligt het daarbij voor de hand om dan een apart herplaatsingsgesprek te voeren, waarbij de werknemer zijn beschikbaarheid kan aangeven voor de passende functies.

Zijn er ook internationale ondernemingen binnen het concern? Bespreek dan ook de beschikbaarheid voor een functie in het buitenland. De herplaatsingsplicht beperkt zich namelijk niet tot Nederlandse vestingen.  Wel geldt dat herplaatsing naar het buitenland niet in de rede ligt als daarvoor onevenredige bezwaren bestaan (bijvoorbeeld vanwege de onevenredig hoge kosten).

Je hebt veel vrijheid om te bepalen of een werknemer geschikt is om een andere functie binnen je organisatie te vervullen. Daarbij mag echter geen sprake zijn van willekeur. Formuleer daarom objectieve maatstaven voor de vacature (het liefst binnen een sollicitatieprocedure) of werk – als er meerdere passender functies zijn – met een belangstellingsregistratieformulier.

Let op. Verwar de passende functie niet met een uitwisselbare functie. In mijn artikel over het verschil tussen passende functies en uitwisselbare functies ga ik hier verder op in.

2. Herscholing

Zijn er binnen jouw organisatie functies aanwezig die niet direct aansluiten op de opleiding, ervaring en capaciteiten van de boventallige werknemer? Dan kan er een verplichting bestaan om de werknemer via scholing binnen je bedrijf te houden. De scholing is er dan op gericht om een concrete functie passend te maken voor deze werknemer.

Wat er precies van jou als werkgever mag worden verwacht hangt af van de specifieke omstandigheden van het geval. Daarbij weegt bijvoorbeeld mee:

  • wat de scholing kost;
  • wat de scholingsduur is;
  • hoe lang de werknemer in dienst is;
  • welke mogelijkheden de werknemer tijdens het dienstverband heeft gehad;
  • hoe oud de werknemer is, en;
  • wat je als werkgever kunt betalen.

3. Beschikbaar binnen redelijke termijn

Komt de werknemer (eventueel na scholing) in aanmerking voor passende functies binnen jouw organisatie? Onderzoek dan of er een vacature open staat of binnen redelijke termijn beschikbaar komt. Is dat niet het geval? Kijk dan of deze functies nu nog worden bekleed door zogenoemde plaatsmakers.

Plaatsmakers zijn:

  • werknemers met een arbeidscontract korter dan 26 weken;
  • uitzendkrachten;
  • oproepkrachten;
  • ingeleend personeel;
  • AOW’ers;

De herplaatsingstermijn is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn van minimaal één en maximaal vier maanden. Daarbij geldt: hoe langer iemand in dienst is, hoe langer de opzegtermijn en dus de herplaatsingstermijn is. Houd er rekening mee dat de herplaatsingstermijn pas gaat lopen op het moment dat de ontslagvergunning door het UWV wordt afgegeven, zodat deze termijn in de praktijk nog langer is. Licht daarom bij de ontslagaanvraag toe hoe je je gaat inspannen om de werknemer binnen deze periode nog te kunnen herplaatsen.

Weigering van passende functie

De werknemer mag een passend aanbod in principe niet weigeren. Maar of een functie passend is, hangt niet alleen af van het niveau en de aard van de werkzaamheden. Ook het salaris en de reistijd zijn daarbij factoren van belang. Een functie met 70% van het laatstverdiende salaris wordt over het algemeen acceptabel geacht. Uitgangspunt voor de maximale reistijd voor een passende functie bedraagt een uur (kale reistijd) voor een enkele reis.

Accepteert de werknemer een passend aanbod (ten onrechte) niet en kun je hem daarom niet herplaatsen? Dan mag je de boventallige werknemer ontslaan, maar dit leidt er niet perse toe dat er geen transitievergoeding verschuldigd is. Vooral als er sprake is van een grijs gebied kunnen beide partijen erbij gebaat zijn om de mogelijkheden te onderzoeken voor het sluiten van een beëindigingsovereenkomst.

Boventallige werknemer ontslaan?

Als de herplaatsingsmogelijkheden (actief) zijn onderzocht, maar herplaatsing niet mogelijk is, mag je de werknemer ontslaan. Je kunt dan ontslagaanvraag bij het UWV indienen, maar in veel gevallen heeft het sluiten van een beëindigingsovereenkomst (of vaststellingsovereenkomst) de voorkeur. In mijn whitepaper vertel ik hoe je dat aanpakt en geef ik een nadere toelichting op het reorganisatieproces.

Liever direct je vraag stellen? Neem dan vrijblijvend contact met me op. Ik help je graag.